Wichtiger als jedes Werkzeuge ist die Kompetenz, die Werkzeuge richtig einzusetzen.

Stefan Heer

Hier eine Auswahlhilfe für digitale Werkzeuge, welche der Führungskraft das Leben erleichtern. Doch bevor man sich auf Lösungen stürzt, sollten die Bedürfnisse gut verstanden sein. Dazu helfen folgende Fragen.

Kann ich mich auf eine neue Logik einlassen?

Dies ist die wichtigste Frage. Wer mag sich noch an Mitarbeitende erinnern, die Emails ausgedruckt haben? Wer fixe Vorstellungen hat, wie die Lösung funktionieren soll, wird meistens nicht glücklich. Das Ziel vieler Lösungen ist, Emails, Dokumente usw zu vermeiden, sondern die Infos direkt in die Anwendungen zu schreiben. Das erfordert ein Umdenken. Ein Vertrauen darauf, dass sich clevere Leute überlegt haben, wie sie ein Problem lösen wollen.

Welches Bedürfnis soll adressiert werden?

Dies ist die zweitwichtigste Frage zum Finden des optimalen Werkzeuges. Denn viele Werkzeuge können genau etwas richtig gut. Ein Schraubenzieher ist ja auch kein besonders guter Hammer. Manchmal hilft es auch, diese Frage so zu stellen: Wenn ein digitales Tool die Lösung ist, was ist denn eigentlich das Problem?

Wie komplex ist das Problem?

Die zweitwichtigste Frage lautet: Wie komplex ist das Problem? Denn das Werkzeug zur Lösung sollte genau so komplex sein wie das Problem, aber nicht komplexer! Es ist wie überall: Um richtig gut zu sein muss ich länger trainieren. Die Kunst ist, genau so gut zu sein, wie nötig.

Lösungen

1. Projekte organisieren, Aufgaben zuweisen, E-Mails reduzieren

Sortiert nach Komplexität der Problemstellung, von Einfach bis hin zu komplex.

trello ist ein sehr simples Projektmanagement-Tool um Listen zu machen und zu teilen. Es ist das, was man mit einer Pinnwand und ein paar Postits machen kann. Schnell klar, schnell gelernt, aber auch schnell am Anschlag.

basecamp ist eine Projektmanagement-Software: Tasklisten, Diskussionsrunden, Tasks zuweisen. Viele Projekte mit Internen und Externen lassen sich gut organisieren. Basecamp integriert sich in E-Mails, in Kalender und ist ein sehr kräftiges Werkzeug. Der Autor nutzt es täglich und kennt im Moment keine bessere Alternative, die Übersicht über eine Vielzahl von Projekten zu behalten. Sich ein paar Best Practice Beispiele anzuschauen beim Aufsetzen der Projekte erspart viele Ehrenrunden und Frust. Das Grundkonzept ist eher traditionell: Projekte, Gruppen, Ablagen. Daher wird es rasch verstanden.

Das Ziel von Slack ist, E-Mails zu ersetzen: Die Idee dahinter ist also etwas anders. Das Konzept ist modern und erst auf den zweiten Blick logisch. Hat man die Logik aber einmal verstanden, ist es unheimlich leistungsfähig. Gut ist es, für die intensive Zusammenarbeit. Kommunikation lässt sich in Kanäle organisieren. Es braucht Initialenergie, danach wird ein (virtuelles) Team zur Schwarmintelligenz.

2. Brainstormen, Ideen sammeln, gemeinsam Ideen entwickeln

Mural und Miro tönen nicht nur ähnlich, sondern sind auch praktisch ebenbürtig. Hier ist Mural beschrieben, weil ich es besser kenne. Google Jamboard macht genau dasselbe, einfach mit viel weniger Funktionsumfang und ganz simpel.

Mural ist eine weisse Fläche, auf welcher man gemeinsam synchron arbeiten kann. Die wichtigsten Werkzeuge sind:

• Post-its
• Rahmen und Beschriftungen zum Organisieren der Post-its.

Man kann damit genau gleich arbeiten wie an der guten alten Pinnwand. Darüber hinaus bietet Mural Funktionen, welche man bei physischen Workshops bald schmerzlich vermisst:

• weil alle vor ihrem Bildschirm sitzen, können auch immer alle alles lesen. Jede Person kann selber rein und rauszoomen.
• Post-its kopieren, ganze Gruppen verschieben usw funktioniert mit etwas Übung sehr gut
• Priorisierungen: Die Teilnehmenden können auf Knopfdruck eine Anzahl Punkte auf die Postits verteilen um Prioritäten festzulegen
• Im privaten Modus sehen alle nur ihre eigenen Zettel. Super, wenn sich alle individuell positionieren sollen (und nicht dasselbe wie der Nachbar schreiben).
• Der Verlauf zeigt, wer wann was geändert hat. Und es lässt sich wiederherstellen. Schreibschutz war Gestern. Heute ist Transparenz.

3. Gemeinsam Dokumente erstellen

Google hat enorm leistungsfähige Produkte erstellt, welche die gemeinsame Arbeit an Dokumenten enorm vereinfachen. Allen voran Google Docs, ein virtuelles Word mit umfangreichen Funktionen.

Aber auch hier braucht es die richtige Einstellung: Die gutschweizerische Kinderstube, welche es verbietet, ein Wort zu editieren, das jemand anderes geschrieben hat, steht hier zünftig im Weg. Im Zentrum steht das Dokument. Es wird zum gemeinsamen Werk. Wer wann was daran editiert hat, ist unwichtig. So eingesetzt entstehen mit google docs enorm schnell gemeinsame Arbeiten.

Ähnlich funktionieren Google sheets als Excel-Ersatz und Google slides als Powerpoint-Ersatz. Google forms dient zum Erstellen von einfachen Umfragen.

4. Rückmeldungen einholen, Nähe herstellen (Beispiele für Videokonferenzen)

Um etwas lebhaft zu präsentieren ist es unerlässlich, in nahem Kontakt zu den Zuhörenden zu sein. Im physischen Kontakt passiert dies sehr intuitiv. Man spürt die Unruhe in der Luft, wenn Fragen da sind oder etwas unklar ist. Online ist das etwas schwieriger. Ein Professor in Singapur hielt einen zweistündigen Vortrag ohne zu merken, dass sein Mikrofon stumm geschaltet war.

Es gibt analoge und digitale Tricks, in gutem Kontakt zu den Zuhörenden zu bleiben. Die Grundregel ist: Je weniger Information durch den Kommunikationskanal passt, umso expliziter müssen die Rückmeldungen eingebaut werden. Zoom ist aktuell das einzige mir bekannte Videokonferenztool (Stand März 2021), welches auch beim Teilen des eigenen Bildschirms erlaubt, daneben noch die Videos von 20 Teilnehmenden anzuzeigen. Dabei ist das Matchentscheidend. Was ich zeigen will weiss ich – mich interessiert wie es ankommt!

Analoge Tools: Handzeichen

Ein sehr effektives Tool sind Handzeichen. Und zwar Analog. Manuell. Vor der Kamera. Damit lässt sich Feedback schnell und effektiv übertragen. Wichtig ist, dass man die Zeichen gut abmacht und nicht zu viele verwendet. Am Hilfreichsten sind:

• Hand erheben für Frage / Beitrag
• Hand über Kopf für “Genug”, “Verstanden”, “Du kannst aufhören”.

Gerade das zweite Zeichen macht Meetings viele effektiver.

Analoge Tools: Kommentieren und Leute Ansprechen

Es ist immer wieder erstaunlich, wie die Rückmeldung unmittelbarer Beobachtungen die Stimmung eines Workshops nachhaltig und zum Guten beeinflussen:
“Du runzelst die Stirn, Monika, ist etwas unklar?”

“Fritz, du hast noch nichts dazu gesagt, was denkst du?”

Bis Gruppengrössen von ca. 20 Leuten funktioniert es oft recht gut, Leute einfach beim Namen anzusprechen und Fragen zu stellen. Dies gibt eine andere Energie rein, weil die Teilnehmenden umschalten von “Konsumieren” auf “Aufpassen, weil ich könnte drankommen”.

Digitale Tools

Mit Mentimeter kann man Präsentationen bauen, welche mit den Teilnehmenden interagieren: Feedback lässt sich so direkt einholen und auf der Präsentation darstellen. Allem voran natürlich einfache Abfragen, aber auch Wordclouds, Quizfragen usw. Die Psychologie dahinter ist simpel und effektiv: Wenn ich als Zuhörer beeinflussen kann, was da vorne passiert, bin ich ganz anders mit dabei.

Die eingebauten Chat-Funktionen der Videokonferenztools funktionieren auch ganz anständig. Mentimeter hat jedoch den Vorteil, dass die Kommentare gleich für alle Sichtbar angezeigt werden.