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E-Mail flut

Schreiben Sie noch E-Mails oder lösen Sie schon Probleme?

Stefan Heer

Noch ein paar E-Mails schreiben, um Themen abzuarbeiten. Und wenn die Arbeitslast genügend hoch ist, verpackt man gerne einige Tasks in eine E-Mail und weg damit. Bloss… oft landen solche Themen dann doch wieder auf dem eigenen Tisch.
Vor 25 Jahren waren E-Mails revolutionär. Heute fluten sie unsere Inbox. Dieser Artikel beschreibt, wie die Menge an E-Mails gesenkt werden kann. Der Effekt stellt sich nach ca. zwei Wochen ein, ist dafür aber nachhaltig.

Hintergrund

Überfüllte Mailboxen sind ein untrügliches Zeichen, dass das Medium überladen wird. Ein E-Mail ist vergleichbar mit einer Postkarte. Darauf haben drei Dinge Platz: Anrede – Einfache Botschaft – Gruss.

E-Mails werden aber sehr oft überladen: Mit vielschichtigen Themen, welche Rückfragen und eine gemeinsame Abstimmung erfordern. Mit Emotionen lassen sich E-Mails noch zuverlässiger überladen. Der Empfänger versteht immer das, was er verstehen will, und in den seltensten Fällen das, was der Absender gemeint hat.

Gegenmittel

Das Gegenmittel ist so einfach wie effektiv. Jedes Mal, wenn Sie den Impuls verspüren, eine E-Mail zu schreiben, stellen Sie sich drei Fragen:

  1. Braucht das Thema Abstimmung oder Erklärungen?
  2. Sind negative Emotionen involviert?
  3. Gibt es eine reelle Gefahr für Missverständnisse?

Wenn auch nur eine Frage mit „Ja“ beantwortet wird, dann nutzen Sie einen reichhaltigeren Kanal, wie Telefon, Videokonferenzen oder ein physisches Treffen.

Übrigens: Man darf den Kanal auch aktiv wechseln. Z.B. beim Abarbeiten von E-Mails. Sobald etwas unklar ist oder nach Emotionen riecht, greifen Sie zum Hörer: „Hallo XY, du ich habe grad deine E-Mail gelesen, lass uns doch das am Telefon vertiefen. Hast du kurz Zeit?“


Resultat

Es gibt gute Tricks, die Übersicht in der Mailbox zu behalten. Doch diese Tricks entsprechen dem Feuerlöschen. Viel nachhaltiger ist es, unnötige E-Mails zu vermeiden und die freigewonnene Energie in Lösungen zu stecken. Das funktioniert. Denn wie man in den Wald ruft, kommt es zurück. Wer bei überladenen E-Mails konsequent und freundlich den Kanal wechselt, kriegt sehr rasch weniger solche E-Mails. Probieren Sie’s aus.

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