Kommunikationskanäle
Wirksame Kommunikation erfordert passende Kanäle: In der direkten Kommunikation ist der Informationsaustausch 100%. Bei Telefonaten erreichen noch 34% der Informationen den Empfänger. Und bei Emails ganze 16%.
Vorsicht Führungsfalle! Nutzen Sie nicht ihren Lieblingskanal – Nutzen Sie jenen Kanal, der das Anliegen am wirksamsten löst!
Stefan Heer
Self-Service
Es geht gleich los mit einer Anleitung, welche die Anzahl E-Mails wirksam und nachhaltig reduziert.
- Stellen Sie sich vor dem Verschicken der nächsten E-Mail diese drei Fragen:
Sind negative Emotionen involviert?
Braucht es Abstimmung oder Erklärung?
Gibt es eine reelle Gefahr für Missverständnisse? - Falls mindestens eine Frage mit Ja beantwortet wurde:
Email nicht schreiben, sondern einen passenderen Kanal wählen (Bei Fragen – siehe unten)
- Diese Schritte bei sämtlichen E-Mails während 2 Wochen konsequent anwenden
Nein, das gibt nicht mehr Arbeit! Sie werden staunen, wie sich Ihre Mailbox dadurch leert. Weil die Blindleistung radikal reduziert wird.
Alles klar? Erfahrungen gerne in den Kommentaren teilen!
Und falls noch nicht alles klar ist, gerne weiterlesen.
Die direkte Kommunikation ist der reichhaltigste Kanal. Alle anderen Kanäle, wie Telefon, Email, Videokonferenzen, Online-Kollaborationstools usw. reduzieren die Reichhaltigkeit, führen also zu einer Verarmung der Kommunikation. Das ist vergleichbar mit Musik hören ab einer schlechten Aufnahme: Da gehen Nuancen und oft auch der Genuss verloren. Verschiedene Kanäle haben verschiedene Vor- und Nachteile, die jede Führungskraft kennen muss!
Zuerst werden sichere Hinweise für eine falsche Kanalwahl am Beispiel von E-Mails aufgeführt. Danach werden die einzelnen Kanäle mit ihren Vor- und Nachteilen aufgelistet.
Hinweise für falsche Kanalwahl
Sachdienliche Hinweise, dass bei der Wahl des Kommunikationskanals etwas schief lief, sind folgende Symptome:
- Emails, die länger sind als ein paar Zeilen
- Emails, mit mehr als ein, zwei Leuten im cc
- Emails, mit Leuten im bcc
- Mehr als 3 mal hin und hergemailt über dasselbe Thema
Bei den ersten zwei Punkten gibt es natürlich Ausnahmen, die völlig in Ordnung sind: Infomails zum Beispiel. Bei den letzten beiden Punkten nicht. Hier wird fast immer unnötig Vertrauen oder Zeit und Nerven verspielt.
306 Milliarden E-Mails werden verschickt. 39 mal mehr, als es Menschen gibt.
Quelle: Statista
Pro Tag.
Der wirksamste Kommunikationskanal
Je komplexer das Thema und je verschiedener die Standpunkte sind, desto reichhaltiger sollte das Medium sein.
Wastian, Braumandl, von Rosenstiel: Angewandte Psychologie für Projektmanager
Grundsätzlich lassen sich Synchrone und Asynchrone Kanäle unterscheiden. Die Vorteile der einen, sind die Nachteile der anderen:
- Vorteile Synchron: Unmittelbares Rückfragen möglich. Reaktionen beeinflussen den Verlauf.
- Vorteile Asynchron: Jeder partizipiert wenn er oder sie Zeit hat. Es braucht keine gemeinsamen Zeitfenster.
| Kanal | Beschreibung | Vorteile | Nachteile | Typus |
|---|---|---|---|---|
| Direkter Kontakt | Zwei oder mehr Menschen treffen sich | Grösste Reichhaltigkeit, natürlich, flexibel von 2 – 2000 Teilnehmenden | Aufwändig, vergänglich | Synchron |
| Videokonferenz | Zoom, Teams, Skype usw.. | Man sieht sich, diverse Möglichkeiten von 2 – ca 80 Personen. Mit Webcasts unbegrenzt. | Noch relativ ungewohnt, daher “Abwehrreflexe”, Tonqualität oft schlechter als am Telefon | Synchron |
| Telefon | Das Sehen verbindet uns mit den Dingen, das Hören verbindet uns mit den Menschen. Manchmal hilft der exklusive Fokus auf die Stimme. Manchmal ist weniger mehr… | Mit mehr als 2-3 Partien uneffektiv, Dinge können nicht visualisiert werden | Synchron | |
| Asynchron, intuitiv: Man schreibt wann man will und nimmt sich so viel Zeit wie man braucht zum Antworten. | Weil viel Kontext oft fehlt, sind Missverständnisse vorprogrammiert. Jeder muss die Infos selber ordnen. | Asynchron | ||
| Chat | Teams, Whatsapp,.. | Niederschwellig | Unübersichtlich | Asynchron |
| Kollaboration | Teams, Slack, basecamp, uvm. | Gemeinsames Kreieren, Ordnen, Abarbeiten. Die Themen sind strukturiert. Löst einen grossen Nachteil von Emails. | Das Problem mit den Missverständnissen bleibt – ohne regelmässigen synchronen Austausch gehts meist nicht. | Asynchron |
Weiterführende Links
Wer anderen eine E-Mail schreibt (Handbuch 2021 von Thomas Strässle